Платежи по заказу
Оплата заказа ведётся отдельными платежами: каждое поступление записывается со своей датой, суммой и валютой. По записям видно, сколько клиент уже заплатил, сколько осталось и не заплатил ли он лишнего.
Коротко: где что#
| Задача | Где |
|---|---|
| Посмотреть, сколько оплачено и сколько осталось | Карточка заказа → блок «Оплата» |
| Принять платёж | Блок «Новый платёж» → «Добавить платёж» |
| Принять платёж в другой валюте | Там же, поле «Валюта» |
| Посмотреть все поступления | Блок «История платежей» |
| Исправить ошибочно внесённый платёж | Платёж в истории → «Подробнее» → «Отменить запись» |
| Узнать, что с прежним авансом | В истории строка «Внесено до истории платежей» |
Блок «Оплата»#
В блоке «Оплата» четыре числа:
| Строка | Что значит |
|---|---|
| «Итог заказа» | Сумма, которую клиент должен заплатить (то же число, что в КП) |
| «Всего внесено» | Сумма всех платежей, учтённых по заказу |
| «Остаток к доплате» | Итог минус внесённое |
| «Переплата» | Появляется вместо остатка, если внесено больше итога; сумма показывается без минуса |
Те же числа попадают в КП: в нём печатаются аванс и остаток на момент выпуска. Если платёж принят после выпуска КП, сформируйте КП заново, иначе в документе останется прежний остаток.
Новый платёж#
Форма «Новый платёж» находится в блоке «Оплата».
- В поле «Полученная сумма» введите только ту сумму, которую клиент заплатил сейчас. Не общую сумму оплаты: прежние платежи сложатся с новым сами.
- Выберите «Валюту» платежа и «Дату получения». Дата — день, когда деньги получены; по умолчанию стоит сегодняшний.
- Нажмите «Добавить платёж». Появится сообщение «Платёж сохранён. Итоги обновлены.», строка попадёт в историю, а числа в блоке «Оплата» изменятся.
Сумма вводится цифрами и одним разделителем — точкой или запятой. Сколько знаков допустимо после разделителя, зависит от валюты.
Перед сохранением WinSum может запросить подтверждение: например, если курс сильно отличается от справочного или такой же платёж был внесён недавно. Прочитайте сообщение. Если данные верны, подтвердите кнопкой «Курс верный, добавить» или «Это новый платёж». Если в сумме допущена ошибка, исправьте её.
Если связь оборвалась#
Иногда платёж отправлен, но ответ не получен. В этом случае WinSum сообщает, что не удалось подтвердить, сохранён ли платёж. Не вносите эту сумму ещё раз. Нажмите «Проверить платёж»:
- платёж найден — он уже в истории, больше ничего делать не нужно;
- платёж пока не найден — нажмите «Повторить эту операцию», сумма не будет учтена дважды;
- платёж вносить не нужно — нажмите «Не сохранять этот платёж». После этого можно исправить данные и внести платёж заново.
Аналогично при отмене записи и исправлении остатка: рядом отображаются кнопки «Проверить отмену» и «Проверить исправление».
Оплата в другой валюте#
Клиент может заплатить не в валюте заказа — например, заказ в долларах, а деньги пришли в сомони. Выберите в форме валюту, в которой деньги получены, и введите полученную сумму в этой валюте.
- Курс банка подставляется автоматически, если он есть. Под полем суммы отображаются курс, его источник и дата.
- Сразу видно, сколько будет зачтено. Строка «В счёт заказа» — сумма в валюте заказа. Именно она войдёт в оплату.
- Курс можно изменить. Нажмите «Изменить» у строки курса, введите значение (подсказка укажет, сколько единиц одной валюты приходится на одну единицу другой) и подтвердите ✓ или Enter либо отмените изменение. Изменённый курс действует только для этого платежа.
- Курса нет. Если подтверждённого курса нет, форма попросит указать его вручную кнопкой «Указать курс».
Что значит «зачтено по заказу». В оплату заказа идёт не сумма в валюте платежа, а её пересчёт по курсу, который стоял в форме, когда вы вносили платёж. Эта сумма записывается в платёж и больше не меняется: курс вырос или упал — прежние платежи остаются как были. В истории оба числа видны рядом: «Получено» и «В счёт заказа».
Договорную цену тоже можно задать в любой валюте. Она не добавляет платёж и не пересчитывает уже внесённое: это общая цена заказа.
История платежей#
Блок «История платежей» показывает все записи по заказу. Колонки:
| Колонка | Что в ней |
|---|---|
| «Дата» | День, когда деньги получены |
| «Получено» | Сумма в той валюте, в которой заплатил клиент |
| «В счёт заказа» | Эта же сумма в валюте заказа |
| «Примечание» | Пометки, например об отмене |
Если записей много, нажмите «Показать ещё». Кнопка «Подробнее» открывает платёж целиком: курс, дату, подтверждения, которые вы дали при внесении, причину отмены.
Историю видят владелец, менеджер по продажам и начальник производства. Остальные роли видят итоги оплаты в карточке заказа, но не отдельные записи.
Отменить запись#
Если платёж внесён ошибочно (в другой заказ, на неверную сумму или дважды), исправить значения в самой записи нельзя, но запись можно отменить.
- В «Истории платежей» откройте нужную запись — «Подробнее».
- Нажмите «Отменить запись».
- Укажите «Причину отмены». Поле обязательное: без причины запись не отменится. Опишите ошибку коротко, например: «внесено дважды».
- Подтвердите. Появится сообщение «Запись отменена. Итоги обновлены.»
Что происходит:
- сумма перестаёт входить в оплату заказа, остаток пересчитывается;
- исходная запись остаётся в истории, а рядом появляется отмена с вашей причиной;
- записи не удаляются.
Нужно было внести другую сумму — после отмены внесите платёж заново. Одну запись дважды отменить нельзя.
Отменённый заказ#
В отменённый заказ новый платёж внести нельзя: вместо формы вы увидите подсказку. Ошибочную запись при этом отменить можно — в «Истории платежей», как обычно.
«Внесено до истории платежей»#
Раньше в заказе хранилась одна сумма — аванс. Она сохранена. Если по заказу уже был аванс, в истории он стоит отдельной строкой с примечанием «Внесено до истории платежей». Новые платежи добавляются к нему, вводить его заново не нужно.
- Пока в заказе не внесён ни один платёж, аванс правится, как раньше, в поле «Внесён аванс» кнопкой «Сохранить аванс». Форма подскажет: первый платёж откроет историю платежей, а прежний аванс станет начальным остатком.
- После первого платежа сумму прежнего аванса можно исправить только в истории: нажмите «Исправить» в строке с авансом, укажите «Верный остаток» и «Причину исправления». Прежняя сумма и причина остаются в истории.
Кто может вносить платежи#
| Действие | Кто может |
|---|---|
| Внести платёж, отменить запись, исправить прежний аванс | владелец компании и начальник производства |
| Смотреть историю платежей | владелец, менеджер по продажам, начальник производства |
| Видеть итоги оплаты в карточке заказа | все, кто видит заказ |
Если формы «Новый платёж» нет, у вашей роли нет права вносить платежи. Обратитесь к владельцу компании.
Если что-то пошло не так#
Сообщения об ошибках показываются на языке вашего кабинета. Самые частые:
| Сообщение | Что сделать |
|---|---|
| «Укажите дату получения не раньше 2000 года и не позже завтрашнего дня.» | Исправьте «Дату получения» |
| «Подтверждённого курса нет. Укажите курс вручную.» | Нажмите «Указать курс» и введите курс |
| «Срок расчёта по курсу истёк.» или «Заказ изменился после расчёта.» | Измените сумму или курс — WinSum пересчитает платёж заново |
| «Сначала проверьте курс: сумма ещё не рассчитана.» | Дождитесь строки «В счёт заказа» и повторите |
| «Укажите причину отмены записи.» | Заполните «Причину отмены» |
| «Эта запись уже отменена…» | Обновите историю платежей |
| «Заказ отменён: платёж внести нельзя.» | В отменённый заказ платёж не вносится |
| «Страница истории устарела.» | Обновите историю и откройте её заново |
| «Не удалось загрузить историю платежей.» | Нажмите «Повторить» |
Если в сообщении сказано «Ничего не изменено — обратитесь в поддержку», WinSum ничего не записал; напишите в поддержку.
Чего в системе нет#
- Редактирования и удаления платежа нет. Ошибка исправляется отменой записи и внесением нового платежа.
- Система не переводит деньги. Отмена записи правит учёт; вернуть деньги клиенту завод может только самостоятельно, вне WinSum.
- Автоматической смены статуса по оплате нет. Заказ в «Оплачен» переводите вы.