Заказы и документы

Заказ в WinSum — это клиент, адрес объекта и список изделий. К заказу относятся также цена, документы, статус и аванс. Отдельной «сделки» или «заявки» нет: заказ один, и он же попадает в отчёты.

Коротко: где что#

Путь заказа#

   Новый заказ (клиент + адрес объекта)
        ▼
   Позиции — «+ Позиция», считаются сразу
        ▼
   Услуги и скидка
        ▼
   КП — позиции фиксируются, статус «В КП»
        ▼
   Аванс → производство → отгрузка → закрытие

1. Создание заказа#

Заказы → «Новый заказ». В форме три вещи:

• «Клиент» — выбирается из списка; если клиента в списке нет, нажмите «+ Новый клиент» и укажите имя, фамилию и телефон. Система покажет похожих клиентов, чтобы один клиент не был внесён дважды.
• «Адрес объекта» — обязателен и становится заголовком карточки: в списке заказы различают по адресу, а не по номеру.
• «Срок сдачи (необязательно)» — дата, к которой вы обязались сдать заказ. Поле можно оставить пустым и заполнить позже.
• Номер вводить не нужно: «Номер заказа система присвоит автоматически.»

После нажатия «Создать заказ» открывается конструктор изделия, а не пустая карточка заказа: заказ без позиций не имеет смысла.

Номер состоит из года, месяца и порядкового номера: 2026-08-014; порядковый номер начинается заново каждый месяц. По умолчанию указывается дата создания заказа; её можно изменить кнопкой «Изменить дату» в шапке: заказ можно оформить как прошедшей, так и будущей датой.

Срок сдачи#

Срок — это дата, которую вы сообщили клиенту. Его можно задать при создании заказа или позже: в шапке карточки нажмите «+ Срок сдачи», укажите дату и нажмите «Сохранить срок». Там же находятся кнопки «Изменить срок» и «Убрать срок».

Если срок задан, отображается шкала от даты заказа до срока; заполненная часть соответствует прошедшему времени. Цвет шкалы зависит от количества оставшихся дней:

Шкала отображается в шапке карточки заказа, в колонке «Срок» списка заказов и на карточке заказа на доске производства. На доске срок только отображается; изменить его можно в карточке заказа. Дни считаются по календарю вашего компьютера или телефона.

После перехода в статус «Отгружен» шкала перестаёт обновляться и становится серой; указывается подпись «Срок: 01.11.2026» без подсчёта дней. Статус «Готов» шкалу не останавливает, так как изделия остаются у вас. У закрытого и отменённого заказа срок изменить нельзя.

Если срок указан раньше даты заказа, система сохранит его, но выдаст предупреждение; проверьте дату.

В КП срок печатается в шапке строкой «Срок сдачи: 01.11.2026»; если срок не задан, строки нет. В КП указывается дата, действовавшая на момент выпуска, поэтому после изменения срока КП необходимо сформировать заново.

2. Позиции заказа#

Кнопка «+ Позиция» открывает конструктор. Сохранённое изделие рассчитывается сразу: отдельной кнопки «рассчитать» нет. Чтобы изменить изделие, нажмите на его строку. Копирования позиции в карточке заказа нет: одинаковые изделия задаются количеством в самой позиции.

Удаление позиции#

До оплаты состав заказа можно свободно изменять, после оплаты — только дополнять. В статусах «Новый» и «Подтверждён» позицию можно удалить: если она уже включена в КП, система предупредит, что удаление расформирует КП заказа, и запросит подтверждение. Начиная со статуса «Оплачен» удаление запрещено, поскольку оно изменило бы сумму, по которой клиент произвёл расчёт. Если клиент отказался от части работ, отмените заказ целиком и создайте новый на остаток. Позицию, включённую в производственное задание, нельзя удалить, пока она не исключена из задания. Запрет не распространяется на добавление позиций: в оплаченный заказ их добавлять можно.

Пересчёт заказа#

Кнопка «Пересчитать заказ» заново рассчитывает позиции по текущим ценам и нормам каталога, а не по тем, что действовали в день создания заказа. Она предназначена для применения к заказу изменений прайса или норм.

• Позиции со статусом «Рассчитан» обновляются всегда.
• Позиции со статусом «В КП» обновляются, пока заказ не передан в производство: «Пересчёт расформирует КП заказа и обновит все позиции. Продолжить?» Прежнее КП снимается, поэтому его нужно сформировать заново.
• Начиная со статуса «В производстве» значения не изменяются: цех уже работает по ним.

Пометка «несовместимость с текущей версией профильной системы» в итогах пересчёта означает, что позиция по-прежнему рассчитана по старому каталогу. Откройте позицию и создайте её заново.

3. Услуги и скидка#

Монтаж, замер и доставка указываются отдельными строками в блоке «Услуги»; там же находятся кнопки «Пересчитать услуги» и «Сохранить услуги». Подробнее — в разделе Услуги и доплаты. Персональная скидка задаётся в поле «Скидка, %» блока «Оплата» кнопкой «Сохранить скидку»; обо всех способах снизить цену — в разделе Скидки. Согласованная итоговая сумма задаётся как договорная цена; об этом см. ниже, в разделе «Деньги по заказу». Наценка для одного заказа задаётся в строке «Наценка заказа» над таблицей позиций; подробнее — в разделе Цены и наценки.

4. Документы#

WinSum выпускает пять документов. Три из них — только для цеха и поставщика.

Документы в меню «⋯ Ещё» доступны, только если в заказе есть хотя бы одна рассчитанная позиция. Пункт меню открывает документ в новой вкладке, откуда его можно распечатать средствами браузера; рядом находится кнопка «PDF», которая скачивает тот же документ файлом.

Коммерческое предложение#

КП формируется одно на весь заказ, из всех рассчитанных позиций. На листе приводятся: шапка (ваша компания, номер КП, дата, клиент с контактами, «Заказ № …» и, если задан, «Срок сдачи: …»); сетка эскизов — по две-три позиции в ряд, для каждой указаны номер, количество штук, рисунок изделия, а под ним название, профиль, цвет и площадь одного изделия; итоговый блок — «Цена за м²», «Общая площадь», строки услуг, «Скидка N %» (если задана) и «Итого»; слева от итога, на уровне строки «Итого», — места для подписей «Исполнитель» и «Заказчик»; ниже раздел «Условия» с текстом из настроек компании.

Подписи — это пустые линии для подписи и ФИО, заполняемые от руки. Включать их отдельно не требуется: они печатаются в каждом КП.

Аванс и остаток. Если по заказу внесён аванс, под строкой «Итого» печатаются строки «Аванс» (со знаком «минус») и «Остаток к доплате». Если аванс превышает итог, вместо остатка печатается «Переплата» — сумма без знака «минус». Если аванса нет, этих строк нет. В КП указывается аванс, внесённый на момент выпуска: если аванс внесён или изменён позже, сформируйте КП заново, иначе в документе останется прежний остаток.

Строку «Цена за м²» можно печатать в двух видах. В Настройках → Производственные параметры поле «Цена за м²» в КП переключает вывод между одной общей ставкой за весь заказ и разбивкой по профильным системам и назначению изделий: «Цена за м² (LEGA LD-45, окна)», «(LEGA LD-45, двери)» и так далее — по строке для каждого сочетания, которое есть в заказе. Балконные блоки учитываются вместе с дверями. Ставка рассчитывается по ценам позиций заказа, в которых уже учтена общая закупка материалов, поэтому для каждой профильной системы получается своя ставка. Стоимость заказа при этом не меняется: та же сумма распределяется по строкам иначе. Настройка действует на предложения, сформированные после сохранения; ранее выпущенные КП остаются без изменений. В КП без цен строки «Цена за м²» нет, и настройка на него не влияет.

Формирование КП фиксирует позиции: они получают статус «В КП». При повторном формировании КП заменяется: прежний документ снимается, позиции разблокируются и фиксируются заново в новом.

Как выпустить и напечатать КП#

Кнопка «Сформировать КП ▾» в карточке заказа состоит из двух частей:

• основная часть формирует КП и сразу скачивает PDF на листе А4 книжной ориентации;
• стрелка ▾ открывает выбор: «А4 книжная» (по умолчанию) или «А4 альбомная». КП формируется и скачивается в выбранной ориентации.

Пока документ формируется, на кнопке отображается «Подождите…».

Выпущенное КП находится на странице «Документы»: кнопка «Открыть» показывает его на экране, откуда его можно распечатать; кнопка «PDF ▾» скачивает файл в книжной или альбомной ориентации.

Какую ориентацию выбрать.

Оба вида КП — с ценами и без цен — печатаются в обеих ориентациях.

КП без цен#

Если вы сообщаете клиенту цену самостоятельно (например, рассчитываете доплату за комплектующие вручную), сформируйте КП без цен — бланк, в котором суммы вписываются от руки.

Где включить. Настройки → Производственные параметры, поле «Вид КП»: «С ценами» (по умолчанию) или «Без цен». Кнопка «Сформировать КП» формирует КП выбранного вида. Изменять настройку может только владелец компании. Она действует на КП, сформированные после сохранения; ранее выпущенные КП остаются без изменений.

Что на бланке. Карточки позиций — как в обычном КП. Вместо итога приводится блок «Стоимость»:

• «Общая площадь» — рассчитана системой;
• «Окна, N шт, … м²» и «Двери, N шт, … м²» — с пустым полем под сумму;
• «Прочие расходы» — наименования позиций, за которые обычно взимается доплата: москитная сетка, подоконник, отлив, порог, соединитель, поворотно-откидное открывание (только те, что есть в позициях заказа), а также услуги заказа с суммой больше нуля. Суммы напротив них не заполнены — их вписывают от руки;
• две пустые строки — для позиций, которых нет в списке;
• «Итого» — также не заполнено.

Рядом — подписи «Исполнитель» и «Заказчик». Цен, «Цены за м²», скидки и аванса на бланке нет. Услуги с минусом (скидки) в «Прочие расходы» не попадают.

В списке «Документы» такое КП отмечено как «Без цен». Сумма в его строке — расчётная сумма заказа, предназначенная для вас; в бланке она не печатается.

Раскрой и заявка поставщику#

В карте раскроя детали одного артикула и цвета из всех позиций объединяются и раскраиваются вместе, поэтому расходуется меньше хлыстов, чем при раскрое каждого изделия по отдельности. Заявка поставщику формируется по тому же раскрою: код поставщика, наименование, количество, единица, цена, сумма и «Итого по заявке». В шапке указана ваша компания как заказчик; реквизитов поставщика нет.

Производственное задание: полное и цеховой лист#

Производственное задание печатается в одном из двух видов; вид выбирает компания.

На каждой карточке цехового листа:

• номер позиции и количество штук;
• эскиз изделия;
• тип изделия и габарит — ширина и высота текстом;
• профильная система;
• цвет — наружный, и внутренний, если он задан;
• стеклопакет;
• доп. элементы: москитная сетка, подоконник, отлив, порог;
• направление открывания — у дверей.

При 4 карточках на листе дополнительно печатаются размеры стеклопакетов.

В цеховой лист не входят раскрой профилей и комплектация. Они приведены в полном задании, на которое внизу каждого листа есть ссылка. Для настройки пилы цеховой лист не предназначен.

Где выбрать. В Настройках → Производственные параметры, поле «Вид производственного задания по умолчанию»: «Полное задание», «Цеховой лист, 4 на лист» или «Цеховой лист, 6 на лист». Выбранный вид действует для всей компании; отдельного выбора при печати нет. Изменять его может только владелец компании.

4 или 6 на лист. Если задание открывают и с телефона, выбирайте 4: карточки крупнее, створки различимы без увеличения. Вариант 6 подходит, если задание печатается только на бумаге и важно разместить на листе больше позиций.

Цеховой лист формируется для заказа целиком. Для отдельного расчёта вне заказа производственное задание печатается только в полном виде.

Чертёж фасада#

Для фасадных позиций предусмотрен собственный чертёж — отдельный лист на одну позицию, а не на весь заказ. Он находится в меню «⋯ Ещё», в группе «Большой формат»: для каждой рассчитанной позиции типа «фасад» приведена строка с её номером и габаритом. Для окон и дверей таких строк нет.

Для каждой позиции выбираются два параметра:

Лист «для клиента» — единственный документ WinSum, кроме коммерческого предложения, предназначенный для заказчика.

5. Деньги по заказу#

Цены позиций в заказе суммируются в итог. Материалы каждой позиции рассчитаны по её доле в общей закупке заказа: детали всех изделий раскраиваются из общих хлыстов, а расходные материалы закупаются целыми упаковками, поэтому стоимость заказа соответствует фактической закупке у поставщика. Цена того же изделия, рассчитанного отдельно, может немного отличаться; на карточке расчёта цена в составе заказа обозначена как «В заказе».

У заказов, рассчитанных до 23.09.2026, под таблицей позиций приведена отдельная строка «Материалы по общей закупке заказа»: цены позиций в них рассчитаны по прежнему правилу — с целыми хлыстами на каждое изделие. Нажмите «Пересчитать заказ», и разница войдёт в цены позиций. Ранее выпущенное КП при этом не изменяется; сформируйте его заново.

«Итог заказа» — то же значение, что указано в КП. Оплата по заказу ведётся отдельными платежами: в блоке «Оплата» каждое поступление вносится в блоке «Новый платёж»; указывается только полученная сумма, а не общая сумма оплаты. Все платежи собираются в «Историю платежей», а их сумма («Всего внесено») вычитается из итога. Если внесено больше итога, вместо остатка отображается «Переплата» — сумма без знака «минус». Ошибочную запись не изменяют, а отменяют с указанием причины: в оплату она больше не входит, но остаётся в истории.

В КП с ценами аванс и остаток печатаются строками «Аванс» и «Остаток к доплате» по состоянию на момент выпуска КП. Если платёж принят позже, сформируйте КП заново.

Порядок внесения платежей, оплату в другой валюте и работу с историей описывает раздел Платежи по заказу.

Договорная цена#

Если клиенту уже названа согласованная сумма (например, 3 500, а система рассчитала 3 499,12), используйте договорную цену: итог заказа будет равен этой сумме.

Где: блок «Оплата», поле «Договорная цена», кнопка «Сохранить цену». Пока вы вводите сумму, система показывает расчётный итог и то, как изменятся цены изделий; проверьте эти значения перед сохранением.

Что происходит после сохранения:

• Итог заказа становится равным договорной цене — в карточке, в списке заказов, в КП и в отчётах.
• Разница распределяется по ценам изделий: цена каждого изделия изменяется в одной и той же пропорции. Отдельной строки «скидка» или «корректировка» нет ни в кабинете, ни в КП: клиент видит изделия, услуги и «Итого». «Цена за м²» в КП рассчитывается уже от новых цен.
• Услуги не изменяются. Поэтому договорная цена должна быть больше суммы услуг заказа.
• Это конечная сумма к оплате: налог на неё дополнительно не начисляется. Сумма налога в разборе цены остаётся расчётной и от договорной цены не пересчитывается.
• Вся разница относится на прибыль заказа: при повышении цены прибыль увеличивается, при понижении — уменьшается. Если цена окажется ниже закупки, система выдаст предупреждение: «Цена заказа ниже закупки на …».
• В таблице позиций у изделий отображается пометка «Цены подогнаны под договорную цену» и расчётная цена мелким шрифтом. Эти сведения видят владелец и менеджер по продажам; в КП пометка не печатается.

Скидка в процентах и договорная цена не применяются одновременно. Чтобы задать договорную цену, установите скидку 0 %; чтобы вернуться к скидке в процентах, нажмите «Сбросить» у договорной цены.

Если заказ изменился. После добавления или удаления позиции, пересчёта заказа или изменения услуг договорная цена сохраняется, а цены изделий заново подстраиваются под неё. Карточка предупредит, что расчётный итог изменился, и покажет прежнее и новое значения. Проверьте их и нажмите «Подтвердить цену» либо введите другую. Пока цена не подтверждена, новое КП сформировать нельзя.

Договорную цену нельзя задать, пока в заказе нет ни одной рассчитанной позиции. У закрытого и отменённого заказа её изменить нельзя. Ранее выпущенное КП после смены цены не изменяется; сформируйте его заново.

6. Статусы заказа#

Блок «Статус заказа» содержит последовательность этапов, основную кнопку перехода к следующему этапу и меню «…» с остальными переходами.

Статусы переключаются только вперёд. Из «Нового» можно перейти сразу в «Оплачен», пропустив подтверждение; отменить заказ можно на любом этапе до отгрузки. У заказа без позиций статус изменить нельзя: доступна только отмена.

7. Архив#

Заказы не удаляются. Вместо удаления используется блок «Архив» внизу карточки и кнопка «Отправить в архив». Архивный заказ исключается из списка заказов, из сводки на главной странице и из отчёта прибыли; позиции, документы и история сохраняются. Заказ можно вернуть в любой момент: откройте вкладку «Архив» в списке заказов и нажмите «Вернуть из архива»; статус заказа при этом не меняется.

Чего в системе нет#

Функции, которых в системе нет:

• Счёта, договора и акта выполненных работ нет. Система формирует только пять документов, перечисленных выше; бухгалтерские документы готовятся вне WinSum.
• Отправки документа клиенту из системы нет. КП можно скачать в формате PDF или распечатать на странице «Документы»; отправляйте его клиенту любым удобным для вас способом.
• Удаления заказа нет — только архив.
• Автоматической смены статуса нет, в том числе по оплате и по сформированному КП.
• Возврата к предыдущему статусу нет. Если клиент отказался от заказа, его можно отменить целиком.

Кто вправе#

Замерщик создаёт заказ и ведёт его, но не переводит в производственные статусы и не изменяет денежные поля. Себестоимость и прибыль по позициям доступны только владельцу компании и менеджеру по продажам; для остальных ролей эти данные не отображаются.