Заказы и документы

Заказ в WinSum — это клиент, адрес объекта и список изделий. Цена, документы, статус и аванс навешиваются сверху. Отдельной «сделки» или «заявки» нет: заказ один, и он же попадает в отчёты.

Коротко: где что#

Путь заказа#

   Новый заказ (клиент + адрес объекта)
        ▼
   Позиции — «+ Позиция», считаются сразу
        ▼
   Услуги и скидка
        ▼
   КП — позиции фиксируются, статус «В КП»
        ▼
   Аванс → производство → отгрузка → закрытие

1. Создание заказа#

Заказы → «Новый заказ». В форме три вещи:

• «Клиент» — из списка; клиента ещё нет — «+ Новый клиент», имя, фамилия, телефон. Система покажет похожих, чтобы один человек не завёлся дважды.
• «Адрес объекта» — обязателен и становится заголовком карточки: в списке заказы различают по адресу, а не по номеру.
• Номер вводить не нужно: «Номер заказа система присвоит автоматически.»

После «Создать заказ» система ведёт в конструктор изделия, а не на пустую карточку: заказ без единой позиции всё равно ничего не умеет.

Номер — год-месяц-порядковый: 2026-08-014, счётчик обнуляется каждый месяц. Дата по умолчанию — день создания; «Изменить дату» в шапке меняет её: заказы заводят и задним числом, и авансом.

2. Позиции заказа#

«+ Позиция» открывает конструктор. Сохранённое изделие считается сразу — отдельной кнопки «рассчитать» нет. Клик по строке открывает изделие на правку. Копирования позиции в карточке заказа нет: одинаковые изделия задаются количеством внутри самой позиции.

Удаление позиции#

До оплаты состав меняется свободно, после оплаты — только дополняется. В статусах «Новый» и «Подтверждён» позицию можно удалить: если она уже в КП, система предупредит, что удаление расформирует КП заказа, и переспросит. С «Оплачен» и дальше удаление запрещено — оно изменило бы сумму, по которой клиент рассчитался; клиент отказался от части работы, отмените заказ целиком и заведите новый на остаток. Позиция, включённая в производственное задание, не удаляется, пока её не уберут из задания. Добавлять позиции запрет не трогает: дополнить оплаченный заказ можно.

Пересчёт заказа#

«Пересчитать заказ» прогоняет позиции движком заново и берёт текущие цены и нормы каталога, а не те, что действовали в день создания заказа. Кнопка для того и нужна — применить к заказу правку прайса или норм.

• Позиции «Рассчитан» обновляются всегда.
• Позиции «В КП» обновляются, пока заказ не ушёл в производство: «Пересчёт расформирует КП заказа и обновит все позиции. Продолжить?» — прежнее КП снимается, и его нужно сформировать заново.
• С момента «В производстве» цифры заморожены: цех уже режет по ним.

Пометка «несовместимость с текущей версией профильной системы» в итогах пересчёта означает, что позиция осталась считаться по старому каталогу — её нужно открыть и пересобрать руками.

3. Услуги и скидка#

Монтаж, замер, доставка — отдельными строками в блоке «Услуги», там же «Пересчитать услуги» и «Сохранить услуги»; подробно — Услуги и доплаты. Персональная скидка — поле «Скидка %» рядом с «Сформировать КП»; про четыре способа снизить цену — Скидки.

4. Документы#

WinSum выпускает четыре документа, и три из них — не для клиента.

Три документа из меню «⋯ Ещё» появляются, только когда в заказе есть хотя бы одна посчитанная позиция. Пункт меню открывает документ в новой вкладке — оттуда он печатается браузером; рядом кнопка «PDF»: тот же документ файлом.

Коммерческое предложение#

Собирается одно на весь заказ, из всех посчитанных позиций сразу. На листе: шапка (ваша компания, номер КП, дата, клиент с контактами, «Заказ № …»); сетка эскизов — по две-три позиции в ряд, у каждой номер, количество штук, рисунок изделия, под ним название, профиль, цвет и площадь одного изделия; итог — «Цена за м²», «Общая площадь», строки услуг, «Скидка N %» (если задана) и «Итого»; в конце раздел «Условия» с текстом из настроек компании.

Формирование КП фиксирует позиции — они переходят в «В КП». Повторное нажатие заменяет документ: прежний снимается, позиции разблокируются и фиксируются заново уже в новом.

Раскрой и заявка поставщику#

В карте раскроя детали одного артикула и цвета со всех позиций сливаются в общий пул и режутся вместе — хлыстов уходит меньше, чем при раскрое каждого изделия по отдельности. Заявка поставщику собрана по той же упаковке: код поставщика, наименование, количество, единица, цена, сумма и «Итого по заявке». В шапке стоит ваша компания как заказчик, реквизитов поставщика нет.

5. Деньги по заказу#

   Σ цен позиций  +  Σ услуг  −  Оптимизация раскроя
   = Итог заказа
        −  Внесён аванс
   = Остаток к доплате

«Итог заказа» — то же число, что стоит в КП. «Внесён аванс» вводится руками и отрицательным быть не может; после правки нажмите «Сохранить аванс». Если аванс больше итога, подпись сама меняется на «Переплата», а сумма показывается без минуса. Аванс — внутренняя цифра: в КП он не печатается.

6. Статусы заказа#

Блок «Статус заказа»: дорожка вех, главная кнопка следующего шага и меню «…» с остальными переходами.

Цепочка идёт только вперёд. Из «Нового» можно шагнуть сразу в «Оплачен», минуя подтверждение; отменить заказ можно на любом шаге до отгрузки. У заказа без единой позиции статус не меняется вовсе: доступна только отмена.

7. Архив#

Заказы не удаляются. Вместо удаления — блок «Архив» внизу карточки и кнопка «Отправить в архив». Архивный заказ пропадает из списка заказов, из сводки на главной и из отчёта прибыли; позиции, документы и история остаются на месте. Вернуть его можно в любой момент — вкладка «Архив» в списке заказов, кнопка «Вернуть из архива»; статус при этом не меняется.

Так сделано потому, что удаление стирало бы выручку прошлых месяцев задним числом: отчёт за июль менялся бы от уборки в списке в сентябре.

Чего в системе нет#

Чтобы вы не искали:

• Счёта, договора и акта выполненных работ нет. Система выпускает четыре документа выше и других не умеет; бухгалтерские бумаги готовятся вне WinSum.
• Отправки документа клиенту из системы нет. КП открывается во вкладке, печатается браузером или скачивается PDF — дальше вы отправляете его сами, как привыкли.
• Удаления заказа нет — только архив.
• Автоматической смены статуса нет, в том числе по оплате и по сформированному КП.
• Отката статуса назад нет. Для отказа клиента предусмотрена отмена заказа целиком.

Кто вправе#

Замерщик заказ заводит и ведёт, но по производству его не двигает и денежные поля не трогает. Себестоимость и прибыль по позициям видны только владельцу компании и менеджеру по продажам — остальным ролям система эти цифры не отдаёт вовсе.